Administrative assistant

  • Kategoria
    Administracja biurowa i wsparcie biznesu
  • Rodzaj umowy
    Praca Tymczasowa
  • Lokalizacja
    Warszawa

Adecco Poland Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 364





Opis klienta:

Dla naszego Klienta, Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej poszukujemy:

Administrative Assistant


Zakres odpowiedzialności:

  • zapewnienie wsparcia administracyjnego w ogólnych procedurach administracyjnych;
  • wspieranie przepływu i archiwizacji dokumentów
  • pomoc w sporządzaniu notatek, listów, raportów i działań następczych dotyczących dokumentów;
  • wprowadzanie danych oraz wsparcie w administrowaniu i monitorowaniu elektronicznych baz danych
  • wsparcie w przygotowaniu i ocenie szkoleń wewnętrznych;
  • pomoc w organizacji spotkań online i fizycznych oraz sporządzanie protokołów w razie potrzeby;
  • pomoc w obsłudze korespondencji, organizowaniu podróży służbowych, rezerwacji lotów i zarządzaniu porządkiem obrad;
  • wsparcie w przygotowaniu i monitorowaniu zobowiązań i dokumentów finansowych;
  • archiwizowanie faktur, rejestrów płatności i wyciągów bankowych; 
  • pomoc w przygotowywaniu wniosków o udzielenie zamówienia i zwrot roszczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi
  • pomoc w przeglądzie i przygotowaniu dokumentacji załączonej do roszczeń, faktur i wniosków o płatność;
  • udzielanie pomocy w przygotowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu umów;
  • pomoc w przygotowywaniu danych statystycznych (tabel, wykresów i diagramów);
  • pomoc w sporządzaniu raportów w różnych obszarach związanych z działalnością Frontexu;
  • śledzenie i raportowanie godzin pracy zespołu oraz składanie raportów wydatków; 
  • monitorowanie funkcjonalnych skrzynek pocztowych i komunikowanie się z podmiotami wewnętrznymi i zewnętrznymi;
  • wykonywanie podstawowych zadań administracyjnych, takich jak kopiowanie, skanowanie itp.


Profil kandydata:

  • Wyższe wykształcenie - preferowane kierunki z zakresu finansów, administracji lub stosunków międzynarodowych,
  • Co najmniej 1-rok doświadczenia na podobnym stanowisku,
  • Dobra znajomość pakietu MS Office
  • Płynna znajomość języka angielskiego min.B2 - praca całkowicie w języku angielskim

Oferujemy:

  • Atrakcyjne warunki finansowe - Wynagrodzenie wypłacane w Euro,
  • Pracę na pełen etat w centrum Warszawy,
  • Szansę na rozwój i awans,
  • Umowę o pracę tymczasową za pośrednictwem Adecco Poland .