Informacja dla Pracowników, Zleceniobiorców o przetwarzaniu danych osobowych oraz o ochronie prywatności

(dalej: „Informacja”)

Witaj w Adecco Poland sp. z o.o., (dalej: „Spółka”). Spółka jest wyłącznym udziałowcem następujących podmiotów: Adecco Staffing Sp. z o.o., Adecco Consulting sp. z o.o., wszystkie z siedzibą w Warszawie, adres: Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa. Każdy z wyżej wymienionych podmiotów oraz Spółka jest odrębnym Administratorem Danych Osobowych (dalej: „Administrator”). Niniejsza Informacja odnosi się do każdego z Administratorów

Cieszymy się, że będziemy mogli z Tobą współpracować i pomóc Ci rozwijać się zawodowo. Jak możesz się domyślać, zbieramy i przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu prawidłowego świadczenia naszych usług.

Administrator jest zobowiązany szanować i chronić Twoje dane osobowe oraz Twoją prywatność. W niniejszej Informacji zapoznasz się ze swoimi prawami w zakresie danych osobowych oraz prywatności związanych z użyciem ich przez Administratora oraz dowiesz się co Administrator robi, aby chronić Twoje dane. Zdajemy sobie sprawę, że Informacja jest długa, ale prosimy o dokładne zapoznanie się z nią. Poniżej znajduje się spis treści. Jeżeli chcesz, możesz od razu przejść do konkretnej części.


Na początku wyjaśnimy znaczenie niektórych terminów znajdujących się w niniejszej Informacji.

Choć może to być oczywiste, w niniejszej Informacji odnosząc się do Ciebie używamy wyrażenia drugiej osoby liczby pojedynczej - „Ty”.

Gdy używamy wyrażenia „My” lub „Spółka”, rozumiemy przez to Adecco Poland sp. z o.o. Spółka wraz ze swoimi spółkami zależnymi należy do Grupy Adecco – największej na świecie agencji zatrudnienia. Za pośrednictwem swoich spółek Grupa Adecco świadczy szeroki zakres usług z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, w tym rekrutacji, oddelegowania, obsługi listy płac, zmiany ścieżki kariery zawodowej, rozwoju talentów, outplacementu i rozwiązań dotyczących testów sprawdzających umiejętności zawodowe (dalej: „Nasza Działalność”).

Na potrzeby wykonywania Naszej Działalności korzystamy z kilku systemów informatycznych. W niektórych przypadkach zapewniamy kandydatom dostęp do strony internetowej („Portalu”). Za pośrednictwem Portalu możesz wprowadzać i aktualizować woje dane kontaktowe, dane bankowe, a gdy pracujesz dla jednego z naszych klientów, to także godziny, które przepracowałeś.

Na określenie informacji dotyczących Twojej osoby dalej używamy wyrażenia „Dane osobowe”.

Dane osobowe zbierane przez Administratora to między innymi:

  • Twoje imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg pracy zawodowej, oraz informacje zawarte w Twoim CV;
  • jeżeli zalogujesz się na Portalu za pośrednictwem konta mediów społecznościowych: dane Twojego profilu;
  • jeżeli skontaktujesz się z Nami, w niektórych przypadkach możemy zachować zapis takiej korespondencji;
  • opinie o Tobie od naszego zespołu lub osób trzecich, z którymi współpracujesz lub współpracowałeś albo dla których pracowałeś; Twoje opinie na temat innych podmiotów jeżeli ich udzielasz;
  • Twoje opinie o nas i świadczonych usługach w celu badania poziomu satysfakcji;
  • informacje na temat Twojego korzystania z naszych systemów, w tym między innymi informacje dotyczące adresu IP, typu przeglądarki, ruchu w serwisie w Twoim państwie, wykorzystywanych przez Ciebie zasobów oraz dane dotyczące lokalizacji. Dzięki powyższym informacjom korzystanie z naszych Portali będzie prostsze w przyszłości;
  • Kiedy zaczynasz współpracę z nami to także:
    1. Płeć, narodowość, kopie dokumentów tożsamości (jedynie gdy jest to niezbędne z uwagi na przepisy prawa) oraz kopie dokumentów poświadczające prawo do pracy np. wiza, zaświadczenie typu A, karta Polaka, oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy;
    2. Informacje płacowe takie jak rachunek bankowy, informacje związane z ubezpieczeniem społecznym, PESEL, informacje podatkowe, informacje dotyczące twojej wypłaty, składników płacowych i oraz wszelkich dobrowolnych potrąceniach, o które prosisz nas z wynagrodzenia i opłat (takich jak członkostwo w związkach zawodowych lub programach sportowych czy prywatnej opieki medycznej);
    3. Informacje na temat Twojego czasu pracy, czasu, który poświęcasz na wykonywanie poszczególnych projektów, szkoleń, awanse i sprawy dyscyplinarne;
    4. informacje o korzystaniu z naszych systemów informatycznych (w tym systemów cctv i systemów dostępu do drzwi);
    5. szczegóły dotyczące osób pozostających na twoich utrzymaniu i najbliższych krewnych;
    6. informacje o podróży służbowej (dane podróży, dane karty kredytowej, numer paszportu, poniesione wydatki) na potrzeby negocjacji, uzgodnień i zakupów wszystkich działań związanych z podróżą, a także zwrot kosztów związanych z podróżą służbową;
    7. zdjęcia i filmy z uczestnictwa w szkoleniach lub podobnych sesjach (podczas sesji będziesz mieć szansę, aby nie być nagrywanym lub fotografowanym);
    8. zdjęcia i filmy do użytku wewnętrznego, takiego jak wiadomości e-mail, ogłoszenia, wiadomości w globalnym intranecie;
  • Dane dotyczące niepełnosprawności i związanych z tym udogodnień, które powinniśmy zapewnić Ci w miejscu pracy;
  • W niektórych przypadkach zbieramy również dane osobowe należące do kategorii danych szczególnej kategorii, inne niż dane o niepełnosprawności, jeżeli zezwalają nam na to przepisy prawa;

Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe aby:

  1. realizować usługi, których od nas oczekujesz, to jest znalezienia odpowiedniej dla Ciebie pracy, odpowiedniego projektu, szkolenia lub w celu ułatwienia Ci procesu aplikowania na nowe oferty pracy. Dotyczy to wysyłania bieżącego informowania Cię o innych możliwych ofertach pracy drogą mailową, telefoniczną lub za pośrednictwem innych środków komunikacji;
  2. dalej rozwijać, testować i usprawniać nasze systemy/Portale/procesy oraz inne istniejące lub nowe systemy/Portale/procesy, a także by móc zapewnić jeszcze lepsze usługi; wiąże się to przede wszystkim z nowymi systemami informatycznymi i procesami;
  3. przeprowadzać analizy oraz badania statystyczne, na przykład w celu porównania efektywności zatrudnienia naszych pracowników przez klientów w różnych sektorach działalności gospodarczej i lokalizacjach oraz próby określenia czynników, które mogą wpływać na wszelkie odnalezione przez nas różnice
  4. udostępniać dane odbiorcom (patrz niżej);
  5. zapewnić zgodność z przepisami prawnymi, jeżeli jest to konieczne;
  6. kiedy zaczynasz dla nas pracować, do wykonywania naszych obowiązków wobec Ciebie jako twojego pracodawcy lub klienta (w przypadku poszczególnych kontrahentów);
  7. po rozpoczęciu pracy w Adecco: a) w celu zapewnienia zgodności z umową o pracę lub umową o świadczenie usług oraz wszelkimi innymi umowami i zasadami regulującymi zatrudnienie lub inny stosunek umowny z Tobą; b) utrzymanie i poprawa zarządzania talentami (w tym do celów analizy siły roboczej); c) prowadzenie innych działań kadrowych (w tym zarządzania pracą, zarządzania nieobecnościami, szkoleniami/zarządzania ludźmi, zarządzania wydatkami i procedurami dyscyplinarnymi); d) zarządzanie akcjami i innymi aktywami, do których możesz być uprawniony; e) zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony osób, pomieszczeń, systemów i dóbr; f) monitorowanie zgodności z wewnętrznymi politykami i procedurami g) zarządzać systemami komunikacyjnymi i innymi systemami używanymi w Grupie Adecco (w tym wewnętrznymi bazami kontaktów); h) w przypadku zdjęć lub filmów z sesji szkoleniowych, do wewnętrznego potwierdzenia, że sesje szkoleniowe miały miejsce i ich treści (na przykład w wewnętrznych aktualizacjach), a także do obrotu podobnych sesji wewnętrznie i stronom trzecim; i) uczestniczyć w transakcjach nabycia, sprzedaży lub zawiązania spółki joint venture dotyczących całości lub części działalności gospodarczej lub spółki, w których jakikolwiek członek Grupy Adecco pragnie uczestniczyć.

Naszym obowiązkiem nałożonym przez prawo jest posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawnymi podstawami przetwarzania mogą być:

  1. Wykonywanie umów oraz kroki podejmowane w celu ich zawierania. Jeżeli już współpracujesz lub zamierzasz zacząć współpracę za naszym pośrednictwem, przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych dla wszystkich tych celów jest dokonywane w oparciu o podstawę prawną jaką jest wykonywanie umowy lub jej zawarcie (cel 1 i 6-7 powyżej). Te czynności mogą być dokonywane w celach takich jak znalezienie dopasowanej do Ciebie oferty pracy abyś mógł złożyć swoją aplikację lub zapewnienie Ci pomocy i wsparcia w procesie aplikowania.
  2. Zgodność z wymaganiami prawnymi Niekiedy przetwarzanie danych jest wymagane obowiązującymi przepisami prawa (cel 6 powyżej). Organy administracji państwowej takie jak np. podatkowe, finansowe czy ochrony danych mogą zażądać od nas danych osobowych w związku z regulacjami prawnymi z powodów przewidzianych przepisami prawa (np. zapobieganie lub wykrywanie przestępstw). W takich okolicznościach jesteśmy zobowiązani do przedstawienia właściwym organom Twoich danych.
  3. Nasz uzasadniony interes Przetwarzanie danych osobowych w celu uzasadnionego interesu Adecco jest niezbędne do realizacji jego podstawowych uprawnień oraz jego pracowników i osób współpracujących, w związku z realizacją założeń biznesowych, w sposób który nie narusza Twoich podstawowych praw i wolności (cele:1; 3-5, 7 powyżej). Oznacza to, że podczas realizacji prawnie uzasadnionego interesu Adecco równoważymy Twoje interesy oraz podstawowe prawa i wolności z naszym uzasadnionym interesem do przetwarzania Twoich danych. To zapewnia, że przetwarzanie Twoich danych będzie miało miejsce tylko wtedy, kiedy nasz uzasadniony interes przeważałby nad Twoimi interesami, prawami czy wolnościami.


  4. Twoje dane osobowe stanowiące dalsze podstawy przetwarzania czyli takie, których prawne podstawy przetwarzania nie zostały wskazane w niniejszej Informacji, będziemy przetwarzać wyłącznie za Twoją zgodą.

Podanie twoich danych osobowych jest wymogiem niezbędnym do zawarcia i/lub kontynuowania naszej umowy z Tobą. Oznacza to, że jesteś zobowiązany do podania nam swoich danych osobowych.

Podanie twoich danych osobowych jest wymogiem niezbędnym do zawarcia i/lub kontynuowania naszej umowy z Tobą. Oznacza to, że jesteś zobowiązany do podania nam swoich danych osobowych.

Jeśli nie przekażesz nam swoich danych osobowych, nie będziemy w stanie zawrzeć z Tobą stosunku pracy, ani innego stosunku umownego lub przynajmniej nie będziesz w stanie uczestniczyć w pewnych procesach, takich jak opinie lub rozwój kariery (które również mogą nie być zgodne z Twoja umową z nami).

Tak, Spółka korzystać ze zautomatyzowanych systemów/procesów oraz ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji (np. profilowania), by świadczyć Tobie usługi zgodnie z Twoimi oczekiwaniami oraz by świadczyć usługi naszym klientom. Przykładowo, jeżeli nasi klienci szukają kandydatów do pracy, przeprowadzamy wyszukiwanie list kandydatów wykorzystując zautomatyzowane kryteria, w celu sporządzenia krótkiej listy klientów.

Administrator może przechowywać Twoje dane osobowe od momentu zakończenia twojego zatrudnienia w Adecco przez dłuższy okres, celem przestrzegania przepisów prawa, przez okres przewidziany właściwymi przepisami.

Jak już wspomnieliśmy, przekazujemy Twoje dane osobowe innym odbiorcom. Robimy to z wyżej wymienionych powodów. Udostępnianie odbywa się w poniższych okolicznościach:



  • naszym usługodawcom.Przykładowo, zlecimy naszemu usługodawcy, wykonanie prac administracyjnych i operacyjnych celem wsparcia naszych relacji z Tobą. Usługodawcy będą umownie zobowiązani do zachowania poufności Twoich danych i poszanowania Twojej prywatności. Będą oni posiadali dostęp wyłącznie do tych danych, które są im niezbędne do wykonywania swoich obowiązków; przedmiotowymi usługodawcami są przeważnie dostawcy usług IT (którzy zajmują się hostingiem i wsparciem naszych systemów informatycznych, z uwzględnieniem informacji na Twój temat), przedsiębiorstwa świadczące usługi z zakresu zarządzania obiektami (które dbają o fizyczne bezpieczeństwo naszych budynków, a zatem muszą wiedzieć o Tobie, abyś otrzymał dostęp do naszych budynków) dostawców związanych z HR (którzy dostarczają świadczenia pozapłacowe lub świadczenia w naszym imieniu, takie jak catering na miejscu dla pracowników i współpracowników), dostawcy usług transportowych i hotelowych (którzy zarządzają lub organizują podróże dla naszych pracowników i współpracowników) lub dostawcy zarządzania finansami i księgowością back office (którzy muszą obsługiwać dane pracowników i współpracowników w celu przetwarzania rozliczeń z dostawcami);
  • podmiotom z Grupy Adecco znajdujących się w innych państwach. . Znajdują się one na terenie Unii Europejskiej lub poza jej granicami; podmioty z Grupy Adecco pełnią różne funkcje, dlatego też Twoje dane będą udostępniane z poniższych powodów:
    1. dane są udostępniane podmiotom z Grupy Adecco odpowiedzialnym za obsługę informatyczną spółek Adecco na całym świecie; podmioty te znajdują się między innymi w Pradze, Francji i Amsterdamie;
    2. informacje są udostępniane centrali grupy Adecco w Szwajcarii w celach planowania, budżetowania i informacji zwrotnych; informacje te są również wykorzystywane w siedzibie głównej w Szwajcarii, aby zaproponować Tobie nowe możliwości w ramach grupy Adecco lub współpracy z klientami;
    3. dane są również udostępnianie spółkom powiązanym z Adecco na całym świecie, jeżeli wyraziłeś/aś zainteresowanie możliwościami pracy w innym kraju. Lista państw, w których prowadzimy działalność jest dostępna na naszej stronie www.adecco.com („Wybierz kraj”).
  • naszym klientom/potencjalnym pracodawcom: będziemy udostępniać Twoje dane naszym klientom, którzy oferują pracę lub projekty mogące Cię zainteresować lub którzy są zainteresowani Twoim profilem. Klienci/potencjalni pracodawcy są zobowiązani przestrzegać zobowiązań umownych oraz innych zobowiązań dotyczących zachowania poufności w odniesieniu do Twoich danych względem Nas oraz Ciebie;
  • organom państwowym, organom nadzoru, lub organom ścigania w tym policji, jeżeli uznamy, że jesteśmy zobowiązani do ich udostępnienia
  • w ramach badania należytej staranności dotyczącej (lub w trakcie realizacji) połączenia, przejęcia lub zmiany dostawcy usług jakiejkolwiek innej transakcji biznesowej istnieje możliwość, że będziemy musieli ujawnić Twoje dane potencjalnym kontrahentom oraz ich doradcom.

Twoje dane mogą być przekazywane i przetwarzane w jednym lub w kilku państwach znajdujących się w Unii Europejskiej lub leżących poza jej granicami. Pełna lista państw, w których prowadzimy działalność jest dostępna na naszej stronie www.adecco.com. („Wybierz kraj”).

Będziemy przekazywać Twoje dane wyłącznie do państw spoza Unii Europejskiej, które zdaniem Komisji Europejskiej zapewniają odpowiedni poziom ochrony twoim danym (wykaz tych państw jest dostępny tutaj ) lub w przypadku gdy Grupa Adecco wdrożyła odpowiednie zabezpieczenia, by chronić prywatność Twoich danych (w ramach zabezpieczeń przeważnie korzystamy z którejś z form umów o przetwarzania danych, które są zatwierdzone przez Komisję Europejską; kopie umów są dostępne pod adresem) .

  • Prawo dostępu do Twoich danych osobowych oraz otrzymania kopii tych danych
  • Masz prawo zażądać otrzymania potwierdzenia, czy przetwarzamy jakiekolwiek Twoje dane osobowe. W przypadku ich przetwarzania, masz prawo dostępu do swoich danych osobowych i niektórych informacji o sposobie ich przetwarzania. W niektórych przypadkach, masz prawo zażądania otrzymania od nas elektronicznej kopii Twoich danych. W ściśle określonych okolicznościach, masz prawo do żądania przeniesienia Twoich danych osobowych, co oznacza, że przekażemy je do danej strony trzeciej po twoim uprzednim żądaniu.

  • Prawo do wprowadzenia zmian w Twoich danych osobowych
  • Jeżeli zidentyfikujesz, że posiadane przez nas dane osobowe na Twój temat są nieprawidłowe, możesz poprosić o aktualizację lub jakąkolwiek poprawę tych danych osobowych.

  • Prawo do usunięcia danych/prawo do zapomnienia

    Jeżeli nie jesteśmy zobowiązani do przechowywania Twoich danych, możesz żądać od nas zaprzestania przetwarzania lub usunięcia Twoich (wszystkich lub wybranych) danych osobowych.

  • Prawo do ograniczenia przetwarzania

    Jeśli przetwarzanie Twoich danych przez Administratora odbywa się w ramach uzasadnionych interesów (i nie jest związane z jakąkolwiek inną podstawą prawną do przetwarzania danych) lub wiąże się z marketingiem bezpośrednim, masz prawo wnieść sprzeciw dotyczący przetwarzania twoich danych przez Spółkę, odnosząc się do konkretnej sytuacji.

    Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek ze swoich praw wskazanych powyżej, możesz zrobić to samodzielnie korzystając z tego linku , po zalogowaniu się na stronie lub skontaktować się z nami pod adresem iodo@adecco.com .

    Po wysłaniu emaila z żądaniem skorzystania z przysługujących Ci praw, być może będziemy potrzebowali skontaktować się z Tobą w celu identyfikacji przed rozpoczęciem realizacji Twojego żądania.

    Przysługuje Ci także prawo do wniesienia skargi do odpowiedniego organu zajmującego się ochroną danych osobowych, w Polsce będzie to Urząd Ochrony Danych Osobowych, jeżeli stwierdzisz, że doszło do naruszenia Twoich praw w zakresie danych osobowych.

W zakresie dozwolonym przez prawo, Adecco zastrzega sobie prawo do audytu, monitorowania i rejestrowania dostępu, wykorzystania i treści wszelkich danych przechowywanych lub przetwarzanych przez nasze systemy informatyczne. Robimy to w celach (d-h) określonych powyżej, ale dodatkowo zaznaczamy to, abyś miał świadomość, że korzystanie przez Ciebie z systemów informatycznych związanych z pracą może być monitorowane przez innych.

Adecco?

Odpowiadasz za bezpieczne przechowywanie Twoich danych do logowania się na stronie, w szczególności hasła otrzymanego od nas lub stworzonego przez siebie. Te dane uwierzytelniające są wyłącznie do Twojego użytku. Nie możesz dzielić się swoimi danymi uwierzytelniającymi lub jakimikolwiek innymi szczegółami dotyczącymi Twojego konta z innymi osobami.

W przypadku jakikolwiek pytań lub gdybyś chciał otrzymać więcej informacji na temat sposobu, w jaki dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych (na przykład w przypadku przesyłania ich poza Europę) lub gdybyś chciał skontaktować się z inspektorem ochrony danych Grupy Adecco lub lokalnym inspektorem ds. ochrony danych osobowych, prosimy o kontakt mailowy z nami na adres iodo@adecco.com.

Warunki niniejszej Informacji mogą się zmieniać od czasu do czasu. Będziemy publikować wszelkie istotne zmiany w niniejszej Informacji w odpowiednich zawiadomieniach na stronie internetowej lub kontaktując się z Tobą za pośrednictwem innych kanałów komunikacji



Zespół Adecco


Data aktualizacji: Sierpień 2020